Como usar filtros no Excel para encontrar dados rapidamente

Quando uma planilha tem centenas de linhas, encontrar as informações certas no olho é perda de tempo. O filtro do Excel esconde temporariamente as linhas que não interessam e mostra só o que você quer ver, sem apagar nada.

Como ativar o filtro

1. Clique em qualquer célula da tabela. Ela precisa ter uma linha de cabeçalho (com os nomes das colunas) e não pode ter linhas totalmente em branco no meio.
2. Vá em Dados > Filtro ou use o atalho Ctrl + Shift + L.
3. Aparece uma setinha em cada título de coluna. É por ela que você filtra.

Filtrar por um ou mais valores

Clique na setinha da coluna, desmarque (Selecionar Tudo) e marque só os itens que deseja ver, por exemplo uma cidade ou um vendedor. A caixa de pesquisa no topo da lista ajuda quando há muitos itens.

As linhas que não atendem ao filtro somem, e os números das linhas ficam azuis para lembrar que há algo escondido.

Filtros de texto, número e data

Dependendo do tipo da coluna, o menu da setinha oferece opções extras:

• Filtros de Texto: contém, não contém, começa com, termina com;
• Filtros de Número: maior que, menor que, entre, 10 primeiros, acima da média;
• Filtros de Data: hoje, esta semana, mês passado, este ano ou um período específico.

Exemplo: para ver as vendas entre R$ 500 e R$ 2.000, use Filtros de Número > Está Entre.

Combinar filtros em várias colunas

Os filtros se somam. Se você filtrar a coluna Região por "Sul" e depois a coluna Produto por "Notebook", verá só os notebooks vendidos no Sul.

Filtrar por cor

Se você usa cores para marcar linhas (manualmente ou com formatação condicional), clique na setinha e escolha Filtrar por Cor. Dá para filtrar pela cor do preenchimento ou da fonte.

Somar só as linhas visíveis

A função SOMA continua somando as linhas escondidas pelo filtro. Para somar apenas o que está aparecendo, use SUBTOTAL:

=SUBTOTAL(9;C2:C500)

O número 9 significa soma. Use 1 para média e 3 para contar células preenchidas. O botão AutoSoma já cria um SUBTOTAL automaticamente quando a lista está filtrada.

Como limpar os filtros

• Para limpar uma coluna: setinha > Limpar Filtro de "nome da coluna".
• Para limpar todos: Dados > Limpar.
• Para remover as setinhas: clique de novo em Dados > Filtro (ou Ctrl + Shift + L).

Dica: transforme os dados em Tabela

Selecione os dados e pressione Ctrl + Alt + T. A lista vira uma Tabela do Excel: os filtros aparecem sozinhos, as linhas ficam zebradas, novos registros entram automaticamente nos filtros e nas fórmulas, e você ainda pode ligar a Linha de Totais, que já usa SUBTOTAL.