Um sistema de gestão de banco de dados (DBMS) torna mais fácil aos administradores e empregados armazenar e recuperar dados. As pessoas que usam um DBMS podem armazenar dados de forma permanente e recuperá-los sem rodar quaisquer outros programas ou sem qualquer programação adicional. Os usuários podem criar formulários para entrada de dados, que , automaticamente verificam a validade dos dados fornecidos. Os administradores e outros usuários podem recuperar dados classificados de maneira pré-específica ou de acordo com critérios que eles especifiquem no momento da recuperação.
Antes da existência dos DBMSs, cada programa armazenava seus dados em arquivos de dados isolados. Para reduzir o montante de armazenamento de arquivo e maximizar a velocidade de recuperação, os programadores normalmente comprimiam, de diferentes maneiras, diversos tipos de dados, tais como valores em dólar, códigos de cliente ou números de fatura. Outros programadores, ao escrever código para acessar os mesmos arquivos, tinham que saber seus formatos de compressão. O resultado era um grande número de erros, especialmente em sistemas grandes, complexos. Um formato de arquivo eficiente para um aplicativo poderia não ser eficiente para outros. Se os programadores necessitassem mudar o formato de arquivamento para algum dado, teriam que mudar todos os programas que faziam menção àqueles dados, frequentemente reescrevendo programas se a natureza dos dados mudasse. Por exemplo, se o espaço requerido para o código postal de cliente aumentasse de cinco para nove algarismos, os programadores provavelmente teriam tido que modificar todos os programas que acessassem os arquivos os arquivos de cliente, quer estes programas usassem ou não o código postal.
Agora, usando um DBMS, o programador especifica só quais dados armazenar ou recuperar. O DBMS decide a organização física e a representação dos dados na mídia de armazenamento. O banco de dados enxerga a visão física dos dados mas apresenta uma visão lógica ao usuário e ao programador. A visão física inclui como os dados são comprimidos e formatados, quais dados são armazenados perto de quais, e quais índices são criados para simplificar e acelerar a busca dos dados na mídia de armazenamento. A visão lógica organiza e apresenta elementos de dados na maneira que os administradores e outros usuários acharem útil. Como resultado, se uma organização muda a forma de seus dados, normalmente não tem que reescrever seus programas.
No final de 1990, as empresas tiveram que modificar muitos programas, escritos muito antes do ano 2000, pois eram antigos e alocavam somente dois algarismos para todos os campos de data, considerando que os primeiros algarismos para o ano seriam 19. Os programas escritos para um DBMS, de qualquer forma, foram muito mais fáceis de consertar, pois os administradores de dados simplesmente aumentaram o espaço dos campos de ano para quatro algarismos e adicionaram 1900 a todas as datas no banco de dados.
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