As empresas frequentemente coletam e armazenam os mesmos dados em dois ou mais sistemas de informação. Por exemplo, uma empresa que fabrica e vende equipamento de escritório podem manter as informações sobre seus clientes em três lugares: um sistema de serviços, que acompanha os pedidos ao serviço de atendimento ao cliente e posta boletins sobre os serviços; um sistema de contas a receber, que acompanha o valor que os clientes devem à empresa; e um sistema de vendas, que auxilia seus agentes de vendas na identificação de clientes que possam necessitar de equipamentos adicionais. Esta duplicidade de armazenamento não só desperdiça capacidade de armazenamento do computador, mas também desperdiça tempo e pode causar inconsistência na entrada de dados. Por exemplo, se um cliente mudar-se para uma nova localidade, os empregadores devem realimentar o endereço do cliente em todos os três sistemas. Se o cliente contou a um agente de vendas sobre a mudanças de endereço, o agente pode esquecer de informar às pessoas encarregadas do serviço de atendimento ao cliente ou do sistema de contas a receber. A empresa pode então ficar com dois ou mais endereços incorretos para o cliente.
Um DBMS reduz a necessidade de armazenar dados redundantes porque facilmente une informações acerca de diferentes componentes de negócios.
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