Se você quiser diminuir seu expediente de trabalho e chegar em casa duas horas mais cedo, terá de eliminar o equivalente em atividades e compromissos. Você não vai conseguir cortar essas duas horas em um único item; o mais provável é ir ganhando 10 minutos aqui e 30 minutos lá adiante, até completar 2 horas.
Comece examinando de que forma está gastando seu tempo. Olhe todos os assuntos registrados em sua agenda geral e em sua agenda diária e considere as tarefas já realizadas. Enquanto estiver analisando cada registro, faça a si mesmo duas perguntas:
- Será que esta foi a melhor maneira de usar meu tempo?
- Será que eu estava realizando a tarefa correta no momento certo?
O próximo passo é estabelecer categorias para as tarefas que já foram executadas:
- Qual tarefa poderia ter sido eliminadas
- Qual tarefa poderia ter sido realizada em menos tempo?
- Qual tarefa poderia ter sido delegada?
- Qual tarefa poderia ter sido executada ao mesmo tempo que outra?
Essa análise deve ser usada como base para que você desenvolva novas maneiras de gerenciar seu tempo de maneira mais eficiente no futuro. Como planejar, organizar e estabelecer melhor suas prioridades? Será que você está investindo seu tempo de forma dispersa, sem foco no que é mais importante? Tente ser honesto a respeito do que pode melhorar.
O segredo, para a maioria das pessoas, é começar pela manhã. Se você se sente mais energético no começo do dia, então é nesse horário que alcançará as mais altas taxas de produtividade. Se você faz o tipo vespertino, experimente a parte da tarde, de preferência logo após o almoço. Deixar as tarefas importantes para o final do dia, ou mesmo para a noite, normalmente não funciona.
Como você pode organizar seu dia de modo a ser mais ágil, mais organizado e produtivo pela manhã? Faça o planejamento das tarefas a serem realizadas no dia seguinte sempre antes de ir embora para casa. Isso minimiza a perda de tempo natural que todos temos no começo de cada manhã e facilita a tarefa de construir relacionamentos.
Confira abaixo três recomendações para você arranjar mais tempo livre:
- Antecipe os problemas: Estabeleça seus prazos de forma realista, sem grandes rasgos de otimismo, e mantenha-se ciente de que as coisas podem dar errado. Essa postura aumenta suas chances de realizar suas tarefas corretamente e sem perda de tempo caso algum problema surja inesperadamente.
- Proteja a sua hora da hortaliça: Você deve desfrutar diariamente pelo menos de duas horas energéticas – é nesse período que você deve investir em dar conta de suas “hortaliças”. Em geral, a manhã é o momento mais produtivo.
- Reúna atividades análogas sempre que for possível: Pode ser mais eficiente acessar e-mails e fazer suas chamadas telefônicas em períodos pré-determinados – reserve 15 minutos de manhã e à tarde só para fazer isso, ou aproveite os intervalos entre as tarefas mais importantes para colocar em dia sua correspondência eletrônica.
